Otimizar os processos e garantir a eficiência das atividades são alguns dos principais objetivos das empresas. Vivendo em um mundo cada vez mais digital, o desafio atual das organizações é adaptar os seus processos e tarefas às inovações tecnológicas necessárias.
Os documentos e contratos impressos fazem parte da rotina das empresas dos mais diversos segmentos, o que geralmente envolve questões burocráticos, trâmites longos, e grandes gastos com a aquisição e utilização dos papeis, além do tempo utilizado para a sua organização e armazenamento.
Uma das principais soluções para os problemas apresentados é a cultura paperless, que consiste na busca pela desmaterialização dos documentos, sendo que a estratégia é fazer com que os documentos sejam eletrônicos desde a sua origem.
Com os documentos adaptados para o digital, torna-se possível assinar os documentos e contratos online, com segurança, autenticidade e validade jurídica.
Como é possível assinar documentos online?
A assinatura digital é o meio que permite que os documentos sejam assinados pela via digital. Ela funciona através de uma tecnologia criptográfica, tendo a sua validade jurídica garantida pela MP 2.200/2001.
Para garantir a assinatura de documentos e contratos online, não basta que eles sejam digitalizados já assinados por meio de um scanner, pois essa se trata de uma prática arriscada e que não garante a autenticidade e confiabilidade da assinatura.
Para tornar a prática 100% segura, é necessária a assinatura digital, que é vinculada a um Certificado Digital, considerada como uma identidade eletrônica da empresa,
Entre as principais vantagens da assinatura digital estão:
- Otimização dos processos, garantindo mais eficiência no fluxo de trabalho das empresas;
- Agilidade, economia de tempo e aumento da produtividade das equipes;
- Maior segurança das informações, já que permite identificar a autenticidade da assinatura e detectar qualquer alteração;
- Redução de gastos com papel e impressão, armazenamento e gestão de documentos impressos;
- Maior mobilidade, conforto e praticidade, pois os documentos podem ser assinados de qualquer lugar.