Nos escritórios de contabilidade, o volume de atividades é alto, o que pode acabar comprometendo o cumprimento de prazos e a qualidade das execuções quando a rotina organizacional é conturbada.
Nesse sentido, é importante empregar algumas estratégias que auxiliam os escritórios a otimizar os processos contábeis, economizando tempo, reduzindo custos e aumentando a produtividade das equipes.
Conheça agora algumas dessas ações para que você possa aplicar no seu escritório!
1 – Planeje: fazer um bom planejamento é o primeiro passo crucial para a otimização dos processos. É através dele que se torna possível acompanhar as tarefas que estão sendo realizadas, quais os pontos em que possíveis melhorias podem ser empregadas, e, a partir disso, estabelecer as coordenadas para manter ou melhorar a qualidade dos serviços, e garantir uma maior agilidade e produtividade na rotina.
2 – Utilize um calendário colaborativo: a organização é um dos fatores fundamentais para o controle da rotina das empresas. Já sabendo das informações a respeito das atividades em andamento, utilizar um calendário colaborativo é uma estratégia que garante o cumprimento de prazos e o acompanhamento dos compromissos, para que as equipes não percam nenhuma data importante.
A utilização de ferramentas de colaboração em nuvem também é uma estratégia interessante para integrar as equipes em objetivos comuns, com comunicação em tempo real, e garantindo ainda mais segurança às informações da empresa.
3 – Não perca tempo em reuniões: em muitas situações nas rotinas das empresas, o tempo é empregado de forma desnecessária, sendo um exemplo deste fato, reuniões longas que não se propõem de fato a resolver um determinado problema, mas fazem apenas com que os colaboradores deixem as suas tarefas.
As reuniões também precisam ser otimizadas, encurtando ao máximo o seu tempo, e sendo utilizadas para resolver pendências que de fato precisem ser discutidas.
4 – Organize os documentos: na rotina dos escritórios de contabilidade, a utilização de documentos é muito grande. E, muitas empresas ainda optam pela utilização de documentação impressa, sendo reféns dos papeis, o que contribui para uma dificuldade na organização, diminuição da segurança das informações, prejudicando ainda a agilidade e organização dos processos.
A adoção da digitalização dos documentos é uma importante estratégia para agilizar as atividades, garantir uma maior segurança do tráfego das informações nos ambientes digitais, reduzir custos importantes, contribuir com a sustentabilidade ambiental, além de otimizar o tempo e a produtividade das equipes.
5 – Acompanhe o desempenho: a otimização dos processos deve ser um processo contínuo. Isso pois as rotinas das atividades acabam mudando com o passar do tempo, e o planejamento e a organização feitas podem não funcionar mais a partir de um determinado ponto. Por isso, monitorar o desempenho é necessário para avaliar a performance das equipes, e identificar qual o momento de empregar reajustes.